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<page xmlns="http://projectmallard.org/1.0/"
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type="topic"
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id="workflows_actions">
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<info>
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<title type="sort">6</title>
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<link type="guide" xref="index#workflows" />
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<desc>Les actions utilisables à chaque étape du workflow</desc>
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</info>
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<title>Les actions de workflow</title>
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<p>Les actions sont les éléments de base que l'on combine au sein d'un <link xref="workflows_statuts">statut</link> pour déterminer ce qui va se passer lorsqu'une demande atteint le statut en question.</p>
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<p>Les actions permettent notamment d'envoyer des mails/sms à différentes personnes, de changer le destinaire de la demande, de dialoguer avec le demandeur, de modifier la demande, de créer un document à partir de la demande, de communiquer avec des webservices, de changer de statut... </p>
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<section id="ajouter-action">
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<title>Ajouter une action</title>
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<p>Pour ajouter une action à un statut cliquez sur le statut en question, puis choisissez une action dans la liste déroulante et cliquez sur ajouter :</p>
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<media type="image" src="figures/ajouter_action.png" />
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</figure>
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</section>
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<section id="editer-action">
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<title>Éditer une action</title>
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<p>Pour éditer une action, cliquez sur le lien « éditer » qui apparaît au survol de l'action :</p>
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<media type="image" src="figures/editer_action.png" />
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</figure>
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</section>
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<section id="supprimer-action">
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<title>Supprimer une action</title>
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<p>Pour supprimer une action, cliquez sur le lien « supprimer » qui apparaît au survol de l'action :</p>
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<media type="image" src="figures/supprimer_action.png" />
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</figure>
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</section>
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<section id="types">
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<title>Les différents types d'action</title>
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<section id="afficher_formulaire">
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<title>Afficher un formulaire</title>
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<p>
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Lors du traitement d'une demande il peut être nécessaire de demander des informations supplémentaires à l'usager, ou qu'un agent complète la demande avec des informations internes (à l'image d'un « cadre réservé à l'administration » sur du papier).
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</p>
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<p>L'action « Afficher un formulaire » permet d'afficher des champs de formulaire supplémentaires (tous les champs w.c.s. sont disponibles) à un rôle particulier : demandeur (expéditeur), destinataire (gestionnaire de la demande) ou n'importe quel autre rôle utilisé dans w.c.s..</p>
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<title>Afficher un formulaire</title>
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<media type="image" src="figures/afficher_formulaire.png" />
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<p>Lors de l'édition de cette action choisissez le rôle concerné, donnez un nom au formulaire ( « Nom de variable »), puis cliquez sur « Éditer les champs » pour ajouter les champs souhaités. L'ajout se fait exactemment comme pour un <link xref="form_simple">formulaire classique</link> de w.c.s., vous ajoutez autant de champs que vous le souhaitez. Après validation, le formulaire est créé, au sein du statut concerné.</p>
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<note style="important"><p>
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Il est important de préciser pour chaque champ du formulaire un <gui>Nom de <link xref="workflows_variables">variable</link></gui> si l'on souhaite réutiliser, ailleurs dans le workflow, la valeur saisie.
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</p></note>
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</section>
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<section id="afficher_message">
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<title>Afficher un message</title>
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<p>Cette action permet d'afficher un message au demandeur lorsqu'il a validé sa demande. Dans le texte du message vous pouvez introduire du code html ainsi qu'un certain nombre de <link xref="workflows_variables">variables</link> prédéfinies (rappelées sous la fenêtre de texte).</p>
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<title>Afficher un message</title>
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<media type="image" src="figures/afficher_message.png" />
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</section>
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<section id="message_recapitulatif">
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<title>Agréger dans un message de récapitulatif</title>
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<p>Ce statut permet d'envoyer quotidiennement à un gestionnaire la liste des demandes qui sont dans le statut concerné. Par exemple, on pourra envoyé chaque matin à l'agent en charge du trairement un mail rappellant toutes les demandes ayant le statut « en attente de traitement ».</p>
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<title>Message de récapitulatif</title>
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<media type="image" src="figures/message_recapitulatif.png" />
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</section>
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<section id="ajouter_role_expediteur">
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<title>Ajouter un rôle à l'expéditeur</title>
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<p>Si l'on souhaite que le demandeur se voit attribué un rôle particulier dans le statut concerné, on lui ajoute ce rôle avec cette action. Le rôle vient s'aditionner aux rôles existants pour le demandeur, pas s'y substituer.</p>
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<title>Ajouter un rôle à l'expéditeur</title>
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<media type="image" src="figures/ajouter_role_expediteur.png" />
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</section>
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<section id="webservice">
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<title>Appeler un webservice</title>
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<p>Cette action permet de lier w.c.s. à une application tierce grâce à la saisie d'une URL webservices :</p>
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<title>Appeler un webservice</title>
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<media type="image" src="figures/webservice.png" />
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<p>L'URL peut contenir un certain nombre de <link xref="workflows_variables">variables</link> système ou spécifiques à la demande. Le champ nom de variable permet de préciser la variable dans laquelle sera stockeé la réponse du webservice.</p>
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</section>
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<section id="attribuer_fonction">
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<title>Attribuer une fonction</title>
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<p>Cette action permet d'attribuer la fonction de destinataire ou d'expéditeur à un rôle particulier. Il peut, par exemple, s'avérer utile de réaffecter la demande à un nouveau destinataire à une étape particulière (par exemple suite à une validation hiérarchique).</p>
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<title>Attribuer une fonction</title>
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<media type="image" src="figures/attribuer_fonction.png" />
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</section>
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<section id="changer_statut">
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<title>Changer de statut</title>
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<p>Cette action permet de basculer d'un statut à un autre : accepté, refusé, transmis, etc.. L'action est affichée lors du traitement de la demande, sous forme d'un bouton à disposition des gestionnaires.</p>
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<p>Il vous faut définir l'intitulé du bouton pour la personne en charge du traitement, puis le statut associé, enfin les rôles pouvant interagir avec ce bouton.</p>
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<p>Sur le schéma cette action est representée par une flèche associant les deux statuts concernés.</p>
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<title>Changer de statut</title>
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<media type="image" src="figures/changer_statut.png" />
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</section>
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<section id="changer_statut_automatique">
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<title>Changer de statut automatiquement</title>
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<p>Le changement de statut automatique permet de basculer d'un statut à un autre sans intervention manuelle. Le basculement s'opère soit :</p>
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<list>
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<item><p>Lorsqu'une condition basée sur une variable est satisfaite (Champ « Condition »);</p></item>
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<item><p>Lorsqu'un webservice déclenche une action (Champ « Déclencheur ») ;</p></item>
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<item><p>Lorsqu'un délais est appliqué (Champ « Expiration »)</p></item>
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</list>
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<title>Changer de statut automatiquement</title>
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<media type="image" src="figures/changer_statut_automatiquement.png" />
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</section>
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<section id="changer_statut_soumission">
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<title>Changer de statut à la soumission</title>
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<p>Cette option est obsolète. Elle existe pour des raisons de compatibilité mais ne doit plus être utilisée.</p>
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<title>Changer de statut à la soumission</title>
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<media type="image" src="figures/changer_statut_soumission.png" />
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</figure>
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</section>
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<section id="workflow_document">
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<title>Créer un document</title>
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<p>Il peut-être utile de créer un document à partir d'une demande, c'est possible avec cette action.</p>
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<title>Créer un document</title>
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<media type="image" src="figures/workflow_document.png" />
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</figure>
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<p>Il suffit de choisir un libellé pour le bouton affiché au destinataire pour lui permettre de générer ce document et de faire un modèle de document au format RTF. Ce modèle peut contenir un certain nombre de <link xref="workflows_variables">variables</link> prédéfinies (rappelées sous la fenêtre de texte).</p>
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</section>
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<section id="enregistrer_journal">
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<title>Enregistrer dans le journal</title>
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<p>Cette action permet de saisir un commentaire qui sera affiché dans le journal, c'est à dire dans l'historique de la demande, aussi bien pour le demandeur que pour le destinataire.</p>
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<title>Enregistrer dans le journal</title>
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<media type="image" src="figures/enregistrer_journal.png" />
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</figure>
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</section>
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<section id="sms_email">
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<title>Envoyer un SMS / Envoyer un mail</title>
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<p>Il est possible d'envoyer des SMS et des courriels automatiquement. Ces messages disposent d'une liste de <link xref="workflows_variables">variables</link> permettant d'appeler les détails de la demande ou/et de l'usager afin de personnaliser les messages (rappelées sous la fenêtre de texte).</p>
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<p>Ces messages peuvent être des courriels ou des SMS (pour les plateformes disposant d'un abonnement SMS).</p>
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<title>Envoyer un SMS / Envoyer un mail</title>
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<media type="image" src="figures/sms_email.png" />
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</section>
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<section id="workflow_joindre_fichier">
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<title>Permettre de joindre un fichier</title>
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<p>L'action permet à un rôle particulier (demandeur, destinataire ou tout rôle w.c.s.), de pouvoir ajouter un fichier à la demande</p>
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<p>On peut définir un titre (s'affichant avant le bouton de téléchargement), le libellé du bouton, une remarque s'affichant juste en dessous du bouton, ainsi que le caractère obligatoire ou facultatif du champ :</p>
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<title>Permettre de joindre un fichier</title>
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<media type="image" src="figures/workflow_joindre_fichier.png" />
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</section>
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<section id="workflow_edition">
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<title>Permettre l'édition</title>
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<p>Cette fonction permet à un rôle particulier (demandeur, destinataire ou tout rôle w.c.s.) d'éditer, donc de modifier un formulaire déjà validé.</p>
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<title>Permettre l'édition</title>
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<media type="image" src="figures/workflow_edition.png" />
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</figure>
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</section>
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<section id="workflow_commentaire">
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<title>Permettre un commentaire</title>
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<p>Cette action permet à un rôle particulier (demandeur, destinataire ou tout rôle w.c.s.) de commenter le formulaire. Cela est fréquemment utilisé pour permettre un premier échange entre expéditeur et destinataire concernant la demande : on crée alors une action « Permettre un commentaire » avec 2 rôles, expéditeur et destinataire.</p>
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<title>Permettre un commentaire</title>
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<media type="image" src="figures/workflow_commentaire.png" />
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</section>
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<section id="workflow_supprimer_formulaire">
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<title>Supprimer le formulaire</title>
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<p>Cette action permet de supprimer le formulaire afin, par exemple, de respecter le délais légal de sotckage des données personnelles.</p>
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<title>Supprimer le formulaire</title>
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<media type="image" src="figures/workflow_supprimer_formulaire.png" />
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</section>
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<section id="wokflow_supprimer_role">
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<title>Supprimer un rôle de l'expéditeur</title>
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<p>Cette action permet de supprimer un rôle dont dispose l'expéditeur. Par exemple si le formulaire concerne une résiliation, on va, en fin de traitement, enlever le rôle « Abonné » au demandeur.</p>
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<title>Supprimer un rôle de l'expéditeur</title>
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<media type="image" src="figures/workflow_supprimer_role.png" />
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</section>
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</section>
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